Eine Rechnung per Email zu verschicken erspart einige Kosten (Ausdruck, Porto), vor allem aber Arbeit. Bei einer Mail-Rechnung, etwa im PDF-Format, muss nichts eingetütet und zum Briefkasten gebracht werden. Außerdem lässt sich die Rechnung per Mail schnell noch mal verschicken, falls die erste Sendung verloren gegangen sollte.
Der Gesetzgeber forderte aber lange Zeit eine qualifizierte Signatur bei der Rechnung per Email, damit der Rechnungemfänger die gezahlte Mehrwertsteuer geltend machen kann. Was genau alles für die qualifzierte Signatur wirklich nötig war, habe ich nie richtig verstanden. Ein Teil der Rechnungsempfänger hat die Rechungen per Mail auch so akzeptiert, wenn im PDF eine Unterschrift enthalten war (die als Bilddatei im Word-Dokument steckt, das in einer PDF umgewandelt wird). Andere Rechnungsempfänger pochten stets auf Papierrechnungen.
Dank des Steuervereinfachungsgesetzes ist es nun so, dass elektronische Rechnungen auch ohne Signatur anerkannt werden, und zwar rückwirkend seit dem 1. Juli 2011. Der Gesetzgeber hat geregelt:
Der Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Meine Freude darüber ist aber mittlerweile gedämpft, denn was ein echter Buchhalter ist, das ist ein echter Buchhalter – und der lässt sich nicht von neumodischem Quatsch wie Rechnungen per Email aus dem Konzept bringen. Es sei nicht seine Aufgabe, E-Mail-Rechnungen auszudrucken, teilte mir einer mit. Die Neuregelung interessiere ihn nicht. Bei ihm müssten Rechnungen schriftlich vorliegen – sonst gibt es kein Geld.
Also weiter zumindest bei diesem lieben Kunden Rechnungen drucken, eintüten, zur Post bringen. Um etwas Farbe in den Alltag des sturen Buchhalters zu bringen habe ich die Rechnungen in quietschgrün zu Papier gebracht.
ja wenn das so einfach wäre! auch die neuregelung ist kompletter quark und das ganze umsatzsteuer-/ vorsteuerrisiko bleibt beim empfänger der e-mail-rechnung.
"Die Speicherung [der E-Mail-Rechnung] muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen. Darüber hinaus müssen die Daten während der Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Eine elektronische Rechnung als Papierausdruck aufzubewahren, ist nicht zulässig."
ja und genau das, diese gdpdu, ist in der praxis für kleine und mittlere unternehmen einfach nicht rechtssicher umzusetzen. also heißt es auch hier bei uns: rechnung auf papier oder kein geld. obwohl ich wirklich VIEL lieber e-mail-rechnungen hätte.
viele grüße, michael