Für Unternehmer, die auch Arbeitgeber sind, ist die Lohnbuchhaltung eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Aufgabe. Aufgrund der Komplexität dieser Aufgabe neigen viele Unternehmen dazu, diese an externe Dienstleister auszulagern, was jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Eine Alternative ist der Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware.
Welche Faktoren die Anforderungen erhöhen
Der Blick auf die bestehenden Anforderungen verdeutlicht, warum eine professionelle Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesetzt werden sollte. Die Lohnbuchhaltung beschränkt sich oft nicht nur auf die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben auf das Bruttogehalt. Es müssen auch Faktoren wie Sonderzahlungen, Provisionen, Direktversicherungen, steuerfreie Einkünfte, Überstunden, Feiertagszuschläge, Auslagenersatz oder Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall berücksichtigt werden. Zusätzlich sind Unternehmen verpflichtet, verschiedene Meldungen durchzuführen und Beiträge digital an das Finanzamt sowie an Sozialversicherungsträger wie Krankenkassen, die gesetzliche Rentenversicherung oder Berufsgenossenschaften zu übermitteln.
Die Entgeltabrechnung ist nicht nur für die Steuererklärung der Belegschaft von Bedeutung, sondern fungiert auch als wichtiger buchhalterischer Beleg im Unternehmen. Eine akkurate Gehaltsabrechnung ist zentral für die korrekte Buchführung und wird regelmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen durch das Finanzamt und Sozialversicherungsträger hinsichtlich verschiedener Aspekte überprüft.
Diese Vorteile sprechen für eine professionelle Lösung
Zu den Vorteilen einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt die erhebliche Zeitersparnis. Gehaltsabrechnungen können aufgrund von vielen Automatisierungen effizient und zuverlässig intern abgewickelt werden. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über die Lohnabrechnungen und persönlichen Daten ihrer Angestellten.
Weiterhin entstehen Kostenvorteile, indem die Ausgaben für externe Dienstleister reduziert werden. Ein wichtiger Faktor ist auch die Rechtssicherheit, da die Software korrekte und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Gehaltsabrechnungen sicherstellt. Die Automatisierung ermöglicht zudem eine Digitalisierung und Effizienzsteigerung weiterer interner Abläufe im Personal- und Finanzwesen.
Nicht zuletzt sorgt die Archivierungsfunktion der Software für weniger Platzbedarf und Einsparungen bei der Aufbewahrung von Lohnunterlagen.
Webbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet besondere Vorteile
Lange Zeit waren Lohnabrechnungsprogramme als klassische Software verfügbar, die auf Firmen-PCs oder Servern einmalig installiert wurden. Heutzutage setzen Unternehmen jedoch immer häufiger auf eine Online-Lohnabrechnung.
Ein entscheidender Vorteil dieser webbasierten Systeme ist, dass keine eigene IT-Infrastruktur benötigt wird. Dies spart nicht nur Kosten, sondern auch den Aufwand für den Aufbau und die Wartung einer solchen Infrastruktur. Zudem garantiert der Anbieter die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien, was die Sicherheit und Compliance für das Unternehmen erhöht.
Je nach Anbieter kann mühelos auf den Kernfunktionen der Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut werden, um weitere Unternehmensabläufe zu vereinfachen, zu automatisieren und damit die Effizienz zu erhöhen. Eine solche Erweiterung können beispielsweise Online-Lösungen für die Zeiterfassung und die Personaleinsatzplanung sein. Diese Integrationen erlauben es, verschiedene Aspekte des Personalmanagements nahtlos in das System einzubinden. Durch die Verknüpfung der Lohnabrechnung mit der Zeiterfassung und der Personaleinsatzplanung können Prozesse wie die Berechnung von Überstunden, die Planung von Schichten und die Erfassung von Arbeitszeiten optimiert werden. Dies führt nicht nur zu einer Verringerung manueller Eingriffe und damit verbundener Fehler, sondern auch zu einer verbesserten Übersichtlichkeit und Kontrolle über die Personalressourcen.