Viele Unternehmen verlangen routinemäßig eine Kopie des Personalausweises, doch das ist in den meisten Fällen unzulässig. Das Infocenter der R+V Versicherung weist darauf hin, dass Hotels, Fitnessstudios und Autovermietungen in der Regel keine Berechtigung haben, den Ausweis zu kopieren, zu scannen oder als Pfand einzubehalten.
Unternehmen benötigen in der Regel die Zustimmung des Betroffenen
Bereits seit 2010 gelten strengere Regeln für den Umgang mit Personalausweisen. Nur bestimmte Behörden, Banken und Telekommunikationsanbieter dürfen Ausnahmen machen.
Sascha Nuß, Jurist bei der R+V Versicherung, erklärt: „Alle anderen dürfen sich den Ausweis zeigen lassen, um die Identität und Anschrift zu überprüfen. Die Anfertigung von Kopien ist jedoch in der Regel nur mit Zustimmung betroffenen Person erlaubt.“
Zudem sei eine Nutzung des Ausweises als Pfand unzulässig.
Elektronischer Personalausweis birgt zusätzliche Risiken
Ein Grund für die Gesetzesänderung war die Einführung des elektronischen Personalausweises. Dieser enthält neben den sichtbaren Daten auch Speicher- und Verarbeitungsfunktionen. Mit ihm kann man sich online, an Automaten oder Terminals identifizieren und Verträge digital „unterschreiben“.
Nuß warnt: „Sind die Daten einmal in Umlauf, lässt sich ihre Verbreitung oft nur schwer stoppen.“ Er rät, grundsätzlich keine Kopien des Ausweises an Dritte weiterzugeben, es sei denn, es ist gesetzlich vorgeschrieben, wie beispielsweise bei Banken oder Telekommunikationsanbietern.
Tipps zum Schutz vor Datenmissbrauch
Wer dennoch eine Kopie weitergibt, sollte nicht erforderliche Daten schwärzen und die Kopie als solche kennzeichnen. Private Sicherungskopien des Ausweises sind erlaubt, sollten aber ebenfalls als solche erkennbar sein.
Ab dem 1. Mai 2025 sind für den Personalausweis nur noch digitale Passfotos zugelassen. Auf Fotopapier abgedruckte Fotos werden nicht mehr akzeptiert.