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Steuererklärung: Tipps und Tricks, damit Sie nie wieder Geld verschenken

www.steuerhamster.de
www.steuerhamster.de: Steuer-Experte Thomas Lennartz stellt das neue Portal vor.

Es gibt so viele Fragen zur Steuererklärung, aktuell die für 2015: Was brauche ich dafür? Was kann ich absetzen? Was bekomme ich zurück? Da macht mancher dicke Backen. Gutes Stichwort: Kennen Sie schon steuerhamster.de? Das ist eine neue Website (siehe unten) verbunden mit einer dahinterliegenden Webanwendung, die ein besonderes Ablagesystem für Steuerunterlagen bietet. Steuerhamster-Mitarbeiter Thomas Lennartz beschreibt hier in einem Gastbeitrag einige typische Fehler, die dem Steuerzahler bei der Steuererklärung viel Geld kosten können.

E inmal im Jahr steht für die meisten Arbeitnehmer mit der Steuererklärung ein eher ungeliebtes Pflichtprogramm an. Ein Pflichtprogramm, welches in mehrfacher Hinsicht unangenehm ist, denn es konfrontiert den steuerlichen Laien meist nicht nur mit teils sehr komplizierten steuerlichen Fragen. Außerdem werden auch viele kleine unterjährige „Sünden“ aufgedeckt, von denen sich viele bei rechtzeitigem Erkennen hätten vermeiden lassen. Doch wie sehen diese „Sünden“ aus? Wo verschenken Arbeitnehmer Jahr für Jahr Zeit und Geld? Und wie lässt sich das durch ein wenig Aufmerksamkeit das Jahr hindurch vermeiden?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Steuererklärung ist eine gute Vorbereitung. Dazu gehört in erster Linie, das ganze Jahr über alle notwendigen Belege sorgfältig zu sammeln. Was sich leicht anhört, ist aber für viele Steuerzahler ein logistischer Albtraum. Drei typische Fallstricke können – mit Blick auf die nächste Steuererklärung – für die Zukunft leicht umgangen werden.

1. Ein für die Steuererklärung optimales Ablagesystem verwenden

Viele Steuerzahler archivieren ihre Belege für die Steuererklärung „klassisch“. Steuerberater sprechen in dem Zusammenhang gerne vom gefürchteten Ablagesystem „Schuhkarton“: ein großer, irgendwie zusammen gehaltener Stapel aller Belege, die auch nur im entferntesten einen Bezug zur Steuererklärung haben könnten. Oder schlimmer noch: einfach die gesamte Korrespondenz eines Jahres auf einem Stapel.

Das ist einfach, denn alles was mit der Post kommt, wird einfach oben auf den Staple draufgelegt. Oftmals kommt so aber so viel Papier zusammen, dass man den sprichwörtlichen Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Bei diesem Ansatz geht zwar so schnell nichts verloren, jedoch kostet es unmittelbar vor der Steuererklärung ziemlich viel Zeit, den Papierstapel durchzuarbeiten. Die Gefahr, dabei Belege zu übersehen oder den Stapel mehrmals durchsehen zu müssen, liegt auf der Hand.

Sie sparen sich also viel Zeit, wenn Sie von vornherein ein wenig Ordnung in Ihr Ablagesystem bringen und unterjährig alle Belege ordentlich ablegen.

2. Alle Steuerspar-Potenziale voll ausschöpfen

Manchmal ist es nicht einfach zu erkennen, an welchen Ausgaben sich der Staat im Rahmen der Steuererklärung finanziell beteiligen lässt. Bei vielen Arbeitnehmern herrscht eine große Unsicherheit, welche Belege tatsächlich relevant sind. So werden wichtige Belege, die ein großes Steuerspar-Potential haben, einfach nicht mitberücksichtigt.

Hier wäre ein wenig unterjährige „Beratung“ nicht schlecht. Doch welcher private Steuerzahler hat schon einen persönlichen Steuerberater, der sich gerne um solche „Kleinbeträge“ kümmern mag? Natürlich kann man auch selbst recherchieren, doch wer wird schon bei jedem noch so geringen Verdacht, dass man das Finanzamt beteiligen könnte, gleich eine Google-Recherche starten? Und was ist, wenn dieser Verdacht gar nicht erst aufkommt?

Letztlich muss man hier ein paar Kompromisse eingehen: den allzeit bereiten Steuerberater zum Taschengeld-Tarif wird man nicht bekommen. Aber ein intelligentes Ordnersystem, welches sich bereits an typischem Sparpotenzial orientiert, kann hier eine gute Hilfe sein. Und im Zweifel sollte man lieber einmal einen Beleg zu viel als zu wenig archivieren. Bei der Steuererklärung sind einzelne „Irrläufer“ schnell aussortiert, aber nur schwer wiedergefunden, wenn sie erst einmal in der allgemeinen Ablage oder im Papierkorb verschwunden sind.

3. Belege rechtzeitig mit Finanzamt abrechnen

Für einige Belege gibt es inhaltliche wie auch formbezogene Vorschriften vom Finanzamt. Ist dies nicht der Fall, kann der gesamte Beleg nicht geltend gemacht werden. Wenn Ihnen ein fehlerhafter Beleg erst kurz vor der Fälligkeit der Steuerklärung auffällt, ist es meistens zu spät diesen noch zu berichtigen und Sie haben keine Möglichkeit diesen Beleg bei der Steuererklärung zu berücksichtigen. Um diesen Verlust zu vermeiden prüfen Sie sofort nach Erhalt des Beleges, ob die korrekte Form eingehalten wurde. So können Sie bei fehlerhaften Belegen sofort reagieren und einen inhaltlich und formbezogen korrekten Beleg in der Regel noch problemlos nachfordern.

Wie sieht nun das ideale Ablagesystem aus? Viele Steuerpflichtige greifen zum klassischen Aktenordner, in dem zunächst alles abgelegt wird, was nach ihrer Vermutung auch nur ansatzweise etwas mit der Steuererklärung zu tun hat. In der Regel wird dann für jedes Jahr ein Ordner angelegt. Als Hilfestellung dienen oftmals Checklisten für relevante Belege. Diese sind gerade für Steuer-Laien leider auch oft undurchsichtig und zu komplex.

Leicht vergessen werden können übrigens auch digitale Belege, die Steuerpflichtige per Mail erhalten. Digitale und Papier-Belege an einer zentralen Stelle zu archivieren ist immer noch eine Herausforderung: entweder müssen Papierbelege digitalisiert oder digitale Belege ausgedruckt werden. Beides wird nur allzu leicht vergessen.

Steuerhamster: Das digitale Steuer-Ordnersystem für Jedermann

Während es heute natürlich möglich ist, Dokumente digital zu archivieren, findet sich derzeit auf dem Markt noch keine attraktive Lösung, die eine steuerlich optimierte digitale Ablage – auch für private Steuerzahler – anbietet. Dies könnte sich allerdings bald ändern, denn mit steuerhamster.de  könnte demnächst ein attraktives Produkt das Licht der Welt erblicken. Zurzeit gibt es eine öffentlich zugängliche Betaversion, die einen interessanten Einblick in das neuartige, umfassende Konzept dahinter verspricht:

  • Steuerhamster ist ein digitales Ordnersystem, welches alle Belege erfassen und den Nutzer bei einer sinnvollen Ablage in einer vorgeschlagenen steuerlichen Ordnerstruktur unterstützen kann.
  • Belege können entweder per Smartphone abfotografiert werden oder direkt per Mail an den Steuerhamster weitergeleitet werden. Sie finden sich dann wenige Augenblicke nach Versand im Eingangsordner des Steuerhamsters.
  • Der Steuerhamster orientiert sich an der individuellen Lebenslage des Nutzers und überfordert ihn nicht mit Themen, die ihn nicht betreffen. Um die ideale Zusammenstellung für jeden Nutzer zu finden, wird er unmittelbar nach der Registrierung durch ein Steuer-Interview geführt, welches ihm mit leichten Fragen „seine“ optimale Ordnerstruktur zusammenstellt. Diese kann später jederzeit angepasst und auch um frei definierte Ordner ergänzt werden.
  • Bei der Ablage von Belegen im Steuerhamster wird der Nutzer gezielt auf mögliche Fallstricke für Dokumente des jeweiligen Ordnertyps hingewiesen. Zunächst wird der Beleg auf die korrekte Form hin überprüft und vom Nutzer mit „ok“ gekennzeichnet, wenn keine Probleme zu erwarten sind. Außerdem erhält der Nutzer weitere Tipps, welche Belege noch archiviert werden sollten.
  • Last but not Least legt Steuerhamster Belege, die über mehrere Jahre hin relevant sind, automatisch auch in die Steuerordner der Folgejahre ab und verhindert so langes Suchen oder gar Vergessen. Schritt für Schritt verliert das Sammeln und Vorbereiten von Belegen so seinen Schrecken.

Auch wenn der Steuerhamster derzeit noch eine Betaversion ist: Anschauen lohnt sich auf jeden Fall. Bei dem Potenzial hinter dieser Idee kann sich der Steuerhamster schnell zu einem komfortablen und unverzichtbaren Zeit- und Geldsparer entwickeln.

Hinter dem Steuerhamster steht  der seit 1947 bei Steuerprofis allgemein bekannte, renommierte Steuer-Fachverlag NWB Verlags GmbH & Co. KG. Die Entwicklung des Produkts wurde vom neu gegründeten Innovations-Lab des Herner Verlags spirit´47 durchgeführt. Im Wirtschaftswurm-Blog wird das Projekt genauer vorgestellt.


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